【2024年】web制作会社のメモツール事情

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ノウハウ

こんにちは。ルート・シーのディレクター高濱です。
気づけば私がweb業界に入って、もうすぐ20年が経ちます。これまで、ディレクションや制作業務などに携わってきた中で、メモを取るツールについて試行錯誤してきました。アナログのノートを使ったり、いろいろなアプリを使ったりもしましたが、いつも最終的には Evernote に戻っていました。Evernote の情報をさかのぼると2008年から使い始めたので、16年もの間プライベートでも仕事でもメモをストックしてきていることになります。

Evernote の特徴は1枚のノートに画像や表、PDF、動画などを盛り込むことができることです。webクリッパーも優秀で、ブラウザのスクリーンショットでデザインの参考をストックしたり、ページ中の必要な TIPS だけをメモしたりなど活用していました。

そんな私のすべてを記録してきた Evernote も、無料版の機能制限や日本法人クローズなどを経て、違うツールへの移行を余儀なくされています。そこで現在の私のメモ・ツールの使い方や社内での声をお届けします。

1. 社内でメモに使うツールを聞いてみた

先日、全社的に使っているチャットツール slackで「業務上の個人的なメモは何を使っていますか？」とアンケートをとりました。「メインツールで使っている」という回答を2ポイント、「サブツールで使っている」という回答を1ポイントとして集計した結果は以下の通りです。

結果は「メモ帳」と「アナログの紙」が圧勝

1位メモ帳（テキストエディタ、MacOSのメモ帳を含む） 35%
2位アナログの紙（ノート、手帳、裏紙を含む） 34%
3位 Google Workspace（スプレッドシート、ドキュメントを含む） 16%
4位 Notion 11%
5位他のツール 4%

ツールとして「メモ帳」「紙」を使う人がとても多く、いわゆる「アプリ」を使う人の割合が少ないことに驚きました。手軽さや書き方の柔軟さのある「紙」が使いやすいというメンバーがいたり、機密性の高い情報を扱うためセキュリティレベルを守れる「テキストエディタでローカル環境に保存」というメンバーもいました。

少数派ではありますが、社内のナレッジツールである Qiita Team や、プロジェクト管理ツール Backlog に何でも書いちゃうという声もありました。

2. 私が使っているツールは Notion

私がひとまず Evernote の代わりとして暫定的に使い始めているのは Notion です。プライベートでは3年ほど前から少しずつ使い始め、仕事では数ヶ月前に思い切って全面導入に踏み切りました。現時点で Notion にはメモツールとして欲しい機能がすべてそろっているわけではありませんが、以下に挙げるような私の使い方にあっています。

私のメモの使い方

とりあえずのメモ

すべてのメモを記録していますが、「今度●●さんと会話する時にこの話題をだしたい」ということも書いています。基本的には「覚えておこう」はせずに、すべてアウトプットしておき脳のリソースを少しでもあけたいという趣旨ですべて記録します。

エラーの対処とその記録

PC のセットアップやアプリケーションなどで出てきたエラーの対処なども記録しています。具体的には、バージョン管理ツール GitHub や制作の補助ツールであるタスクランナーの設定などです。どのようなエラーが出て、どのような設定をしたか、試行錯誤した経緯を残しています。
Notion はマークダウン記法に対応しているため、このようなコードとメモを分かりやすく記録できます。そのため、後日同様の状況で詰まった時に振り返りがしやすく、重宝しています。

よく使う手順や注意点のまとめ

引き継ぎ時のメモや申し送り事項なども記録します。弊社では Qiita Team や Backlog などでの情報共有が浸透していて、引き継ぎ資料などもドキュメント化されていることが多く、それらの補足として一時的なメモを Notion にとります。メモの中で社内で共有すべきことは、追って共有ドキュメントに反映するので、ドキュメント化のための推敲に使うこともあります。

Notion を選択した理由はカスタマイズ性の高さ

ツール移行の当初は、Evernote から過去のノートを移行することが重要だったので「Evernoteからインポートできること」と「webクリップ機能があること」が Notion を選ぶ理由になりました。

実際に使い込んでいくと、カスタマイズ性が高くいろいろな使い方ができることに気づきました。Notionでは、一つのノートに「日付」「リンク」などのプロパティを付けることができ、それらをまとめてデータベースとして扱えます。この整理しやすさが魅力の一つです。またプロパティの種類が豊富で、エクセルのような数式も使えることに驚きました。今後使い込んでいきたい機能です。

さらに表示形式は、テーブル表示だけでなくカレンダーやボード、タイムラインなども選べます。ボード形式でのタスク管理、ガントチャートでのスケジュール管理も Notion 上で一括管理ができるため、制作業務全般で活用できるポテンシャルがあります。

この高機能さが、Notion を使うハードルの高さでもありますが、さまざまなテンプレートも配布されていて簡単に試すこともできますし、新しい使い方を模索する楽しさも感じています。