リモートでもアクティブな組織に!コミュニケーションを活性化する全社総会オンラインワークショップ

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2021年8月20日、ルート・シー全社総会にてオンラインワークショップを開催しました。
リモートで社内のコミュニケーションは上手くいくの――?
そんな疑問に応えるべく、コミュニケーション活性化のためのワークショップ、その実施内容をご紹介いたします。

前提 – リモート制に移行したルート・シー

2020年7月、ルート・シーはコロナ感染予防・拡大防止のため、リモート制(在宅勤務)※へと移行しました。

※現在約8割のスタッフが在宅勤務

一方で、コロナの影響でビジネスのあり方も激変している昨今、ルート・シーも時流をしっかりキャッチアップできる組織へと変化する必要がありました。
よりスピーディーに、より柔軟に顧客ニーズに対応し、意思決定できる組織を目指し、2021年8月、ルート・シーはヒエラルキー型(ピラミッド型)からより自律的なティール型へと組織改変しました。

ヒエラルキー型(ピラミッド型)からティール型へ
ヒエラルキー型とはピラミッド状に階層化されている組織形態。ティール型とはひとつの生命体としてメンバーが関わり、進化する目的を実現するために関係し合っていく自律的な組織形態。

ただ、環境の変化に不安を感じるスタッフも少なからずいると予想されるため、スタッフの不安を払拭し、新体制・新チームの走り出しを支援するオンラインワークショップを実施することになりました。

内容 – コミュニケーションを活性化するオンラインワークショップ

新チームでは初めて関わるメンバーも多くいるため、その走り出しを支援するには、まずコミュニケーションを活性化し、相互理解を深める必要があると考え、それを目的に設定しました。さらに今後チームメンバーの心のよりどころとなるチームごとの理念・スローガンのようなものをつくりたいと考え、ワークショップのゴールに設定しました。

2021年8月20日、ワークショップは組織改変の切り替えのタイミングで行われた全社総会の中で、最終プログラムとして実施しました。

ワークショップの流れ

  1. アイスブレイク
  2. お互いの価値観を共有するワーク
  3. チームのあり方を模索するワーク
  4. 各チーム発表

ワークショップではZoomのブレイクアウトルーム機能を使用し、6人程度のチームに分かれ、チーム毎の会話ができるようにしました。チーム分けは、新体制を支援するため、新体制の新チームを基本としています。(一部人数の都合で調整)

上記の流れ1と4は全社メインルーム、2と3は各チームのブレイクアウトルームにて進行しました。

全体とチーム毎の部屋を行き来できるZoomのブレイクアウトルーム

(1)緊張感を和らげるアイスブレイク

最初にアイスブレイクとして自己紹介を行いました。新チームでは初めて関わるメンバーも多いため、個人の人となりが伝わるプライベートなテーマを設定しました。

参加者向けスライドより抜粋

このアイスブレイクは一人1分など時間を制限すれば、一人ずつ均等に順番が回ってきます。普段あまり話さない方も強制的に話す機会が与えられ、チームメンバー皆がまんべんなく話すことで、活気のある良い雰囲気が生まれます。最初は少し緊張感があっても、何気ない話題で緊張が緩み、共感したり、興味が湧いたり。皆が話し終える頃には、どのチームも雰囲気が柔らかくなっていました。

(2)お互いの価値観を共有するワーク

アイスブレイクで話しやすい空気になったところで、チーム内の相互理解を促すワークを行いました。

個人ワークの内容スライド

テーマは各個人の業務における『オモロイ※仕事』『オモロイ※瞬間』(やりがい・楽しみ)をテーマに設定しました。

※『オモロイ』は「想定を超える驚き・感動を起こすすべてのもの」という意味でルート・シーの行動指針『モットオモロク』において定義している言葉

本ワークショップでは、オンライン版ホワイトボード「Google Jamboard」というツールを使い、一つのボードを共同編集して付箋に記入していきました。
各自付箋に記入した後は、それを見ながらチーム内で共有し合いました。

6種の職能が在籍するカスタマーサクセスチームSでは、各職能ならではのやりがいや、チームの連携がうまくいったとき、顧客に喜んでいただけたときなどが挙がった
和気あいあいとワークを進めるメンバー

他の職能のスタッフがどのような場面で苦労し、解決したときに喜びを感じるのか、経験しないとわからない部分でもあるので「へ~なるほど!」と聞いている方は視野が広がる感覚を味わいました。
一方で同職能が多いチームは「わかる、わかる」と共通の喜びや辛さを分かち合い、熱のこもった意見やエピソードが飛び交っていました。

(3)チームのあり方を模索するワーク

グループワークの内容スライド

次のワークでは引き続き行動指針の『モットオモロク』から「『オモロイチーム』とは?チームのありたい姿とは?」をテーマに設定。まずは各人が思う『チームのオモロイ』を付箋に記入する時間を設けました。

6種の職能が在籍するカスタマーサクセスチームRでは、お客様から感謝され信頼されること、チーム内の職能の垣根を超えた関係性を構築できた状態、などが挙がった

付箋の記入後、各自出た意見を共有し合いました。各メンバーのチームに対する熱い想いが相互に発せられ、チームの温度感、熱量が上がっていきます。

熱い意見が飛び交いつつ、時折談笑するカスタマーサクセスチームR

付箋を共有後「チームのありたい姿」として一つにまとめるべく、出た付箋をグルーピングするなどして議論を進めました。

社内ゴトとお客さま関連でグルーピングして議論した企画制作チームS(A)チーム

皆の結論をまとめやすいようフレームを用意した最終アウトプット(下図)には、例えを入れる欄を設けたことで、個性あふれる例えが冗談交じりに飛び交いました。

企画制作チームS(A)チームの最終アウトプット:「漫画『あしたのジョー』の主人公 矢吹丈のセコンドである丹下段平が丈を支える中で、彼自身も成長していることに例え、顧客を支えながら、我々チーム自身も楽しみながら成長したいと考えました」(全社発表でのコメントより)

時間制限がある中で焦りもありながら、皆前のめりで議論は白熱。こうして各自の思う「チームのありたい姿」を一つの案にまとめていく過程で一体感が生まれました。

(4)全社スタッフの前で各チーム発表

チームの「ありたい姿」がまとまったら、再びブレイクアウトルームから全社メインルームへ移動しました。

各チームのブレイクアウトルームから全社メインルームに戻ると、緊張がほぐれ、柔らかい表情のスタッフ達

そして前述の最終アウトプットを、各チームが全社の前で発表しました。
総勢10チームの発表には、各チーム個性豊かに「ありたい姿」が表現されていました。「自分と全く違う業務を担当しているチームの発表は目から鱗だった。聞けて良かった。」「自分が知らないところで、こんなにもがんばってくださっている方々がいることを知れた。ありがたい気持ちでいっぱい。」という意見も聞かれ(後日談)、チームをまたいだ全社の相互理解も促進されました。

結果 – ワークショップの反応

ワークショップ終了後、その日のスタッフたちの日報には、多くの感想が書かれていました。

ワークショップの感想(一部抜粋・要約)

  • ワークショップ楽しかったし、良いチームワークで取り組めたので、これからが楽しみになった
  • ワークショップを通じて自分の仕事と向き合い、普段感じていることを言語化しチームに共有したり、先輩方の仕事のやりがいを知る貴重な機会になった
  • 付箋の貼り方に個性が出すぎてて爆笑した
  • 各チームいろんな価値観やアウトプットがあっておもしろかった
  • いつも大変な業務をやってくれている同僚に「いつもありがとう」と言える機会になった
  • 若手の後輩が「ワークショップ楽しかった!」と言っていたのが嬉しかった
  • 最近入社したスタッフも一緒に考えて、意見を出してくれたのでとても良かった

まとめ

参加者から好評を博したコミュニケーション活性化ワークショップ。
最後のワークで行った「チームのありたい姿」をつくる共同作業は、メンバーの心のよりどころとして、チームワークを形成する一要素として、今後確実に効いてくるはず――。各チームの議論の様子をみて、そう強く感じました。

ちなみに今回企画・運営を担当した実行委員は有志のスタッフ。皆ワークショップをより良いものにしようと、実行委員会のグループチャットやミーティングはポジティブな意見で日夜活況。全社としては初となるオンラインでのワークショップはこうした熱いスタッフ達の連携プレーにより無事開催できたのでした。

ルート・シーのコミュニケーション施策は今回の他にも全社施策の1on1、各チーム固有の取り組み(朝礼アイスブレイク企画や分報など)、チーム横断でのバーチャルオフィス「oVice」の定例お茶会、Zoomの飲み会や打ち上げなどがあります。これらはスタッフが自主的に展開しているものも数多く、そういった自主的な行動が即歓迎されるところがルート・シーらしさでもあります。

コミュニケーション活性化に日々取り組むルート・シー。今回のワークショップの成功を起点とし、新体制でさらなる価値をお客さまに提供してまいります。

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